如何有效率地開會?

開會、開會，還是開會!這是否是你執行專案的真實寫照呢?無論是校園活動或者公司專案，我們究竟為何要開那麼多的會呢?仔細端詳這些會議的會議內容，你會發現其實絕大部分的會議都是沒有效率且無效的。Sponya Medium今天就要帶大家看看如何開一場「有效率」的會吧!

事前準備

確認開會目的

開會最重要要確認的，便是開會的目的。許多會議最終毫無成效或顯得冗長，都是因為在開會前沒有確認開會目的，或開會目的不明確。常見的開會目的有:例行工作回報、專案提案或發想、員工訓練學習等。

確認開會5W

開會目的確認後，便可以藉由5W(Who, Where, When, What, How)確認會議的人、事、時、地和物。「人」即是須參加此次會議的人員，務必確保每個參與的人員都與會議目的相關，以避免浪費參與人員的時間。「事」即是會議議程，會議議程需依照會議目的來訂定，可依照「解決問題理論與實務」(Critical Thinking and Problem Solving, CTPS)中的「彼此獨立、集合窮盡」的原則，將欲討論的議題切成互不重複又能完整包含目的的議程。「時」則是指開會時間，可事先確認各參與成員的時間。「地」則是指會議地點，務必選擇離大家交通方便到達之處，若為線上會議，也須確認軟體的適用性和使用方法。「物」則是會議需準備的器具:如茶水、簡報系統、會議議程等……。

開會當下

提前到達會議地點

會議當天，若為實體會議，如果可以務必提1小時到達會議地點以確認場地各項設備是否運作正常，並提前為與會者準備茶水;若為線上會議，則需開啟線上會議室，並確認連線、影像和聲音皆正常。

開頭引言

作為會議主席或主辦者，可以於開頭簡單介紹與會人士，並簡單說明開會目的和會議議程，讓所有與會者可以對當日會議進行流程有大致了解。

會議目的事項討論

會議正式開始後，便可依事前準備好的會議議程逐項進行討論，會議主席也要隨時注意會議時間，避免單項或多項議題討論過久，一般而言，一個有效率的會議，每一個主題的討論時間會於30分鐘以內。並記得設置記錄人員，針對所有會議議程討論結果進行記錄與整理。

Recap

待所有會議事項討論完畢，可以針對當日會議討論結果逐項重複一次，以加深每個與會人士對會議結果的印象。結束後便可宣布散會。

事後跟進

一個完整的會議最容易被人忘記的部分便是最後這個階段，許多會議進行得非常有效率，但若結束後沒有持續跟進與會人員是否完成會議中交辦的事項，那麼這場會議依舊是無用的。會議結束後，務必設立專案時程表，用於和每個與會者確認其分配到要完成的工作，並持續跟進其進度，直到專案完成。

開一場會不難，但開一場「有效率的」會卻非易事，不過只要多加練習，相信每個人也都能成為開會小達人哦!Sponya Medium，我們下次見!