高效四步驟，讓你辦出校園好活動!

你是否曾想在校園內辦場講座，卻毫無頭緒不知從何下手?其實關於活動的籌辦-小至你系上的營隊，大至公司對外的產品發布會，都沒有想像中來的容易。要辦好營隊的關鍵，在於前期的規劃是否完善。今天Sponya小編就帶大家以專案管理的角度，規劃出活動從前期計畫到後期執行的步驟與時程!

一個活動要辦得好，我們可以分為四個階段來進行:創始(Initiate)、計畫(Plan)、執行(Execute)、完結(Close)。在時程上，我們可以依據活動規模的大小和複雜程度，來決定每階段需要進行的時間，有些活動所需計畫時間長，活動真正執行的時間卻很短;也有活動可不需太過複雜的計劃，卻有很長的執行時程。但無論四個階段在活動中的占比為何，它們都在活動規劃中有彌足重要的位置，缺一不可。以下我們就分別仔細檢視每一個活動時程，應該注意的細項。

創始(Initiate)

此階段最重要的目的，就是要清楚訂定活動欲達成的目標:客戶、主管或者委託你辦活動的人(也有可能就是你自己)究竟想透過這場活動做甚麼?是凝聚系上氣氛?發表學術成果?展示、宣傳、推廣產品?亦或只是場沒有目的、為辦理而辦理的無意義活動?唯有目標清晰，接下來的三步驟才有辦法進行的順利，活動也才不會因為焦點模糊而浪費了大量時間和金錢唷!除了目標之外，此階段也要確認自己可以使用的團隊和資源，並訂定確認活動目標有達成的量測原則，以供完結階段使用。

計畫(Plan)

如果我們在創始階段有將目標訂定清晰，也找足了人力和資源，在此階段，我們就可以開始運用上述人力和資源，依據欲達成的目標，將整體目標切成小目標、小任務去準備活動。此階段相對以醞釀、發想為主的創始階段，便可以開始排出明確的任務時程。計畫階段是否有做足夠詳細、周全的準備，將直接影響到活動執行階段的成效唷!

執行(Execute)

活動執行階段應該是辦理活動最困難的部分-即使我們前期已經將計畫做得詳細(當然，若前兩個階段都草率帶過，那活動執行的困難度勢必更高!)，在活動執行的當下仍然會有許多得臨時應變的情形出現。這時，作為活動負責人的我們，除了隨時監控活動執行狀況外，也要隨時準備排除那些會阻撓活動進行得障礙和危險，並謹記「唯一不變的就是情況總是改變」的道理，秉持原則，但保有彈性，活動能成功執行的機率就越大!

完結(Close)

這大概是活動執行四步驟，最容易被人所遺忘的一個環節! 在此步驟，我們可以仔細地藉由在創始階段所設立的量測原則，檢視自己和團隊在活動中完成或未完成的項目，將此次活動從創始到執行的重要細節都記錄並留存下來，以便未來辦理相似活動時做參考。最後，記得找團隊好好慶祝一番!他們很可能會是我們辦下一場活動的好幫手唷!

今天介紹了以專案管理的角度來辦好活動的四個步驟。其實只要靠著不斷的練習，即使你是活動新手小白，相信你也能有朝一日扛起大活動的重責大任唷!Sponya Medium，我們下次見!